Das Programm p317 Lagerkontenblätter unterstützt einen Prüflauf, der gezielt nur die Artikel mit fehlerhaftem Buchungsverlauf protokolliert. Die Fehlerkorrektur erfolgt je nach Art des Fehlers durch die Programme:
p371 Korrektur Artikelbewegungen
p311 Lagerbuchungen
Zwei Arten von Fehlermeldungen werden im Laufe des Monatsabschlusses normalerweise durch entsprechende Programme p212 Ersatzbelege fehlender Einkaufsrechnungen und Monatssperre und p180 Interne Verrechnung automatisch korrigiert.
Eingangslieferscheine, für die noch keine Rechnung gebucht wurde, werden mit der Fehlermeldung »Lfs Zugänge« protokolliert. Für diese Eingangslieferscheine gilt es zu prüfen, ob eine Bestellung mit gültigen Preisen zu Grunde liegt oder (wenn nicht) ob diese Lieferscheine mit einem gültigen Preis eingebucht wurden. Damit wird gewährleistet, dass durch den Lauf des Programms p212 die Eingangslieferscheine ordnungsgemäß bewertet werden!!! Vorsicht, das p212 leitet den Monatsabschluss ein und verhindert anschließend Buchungen in die abzuschließende Periode!
Dieser Fehler tritt auch auf, wenn Retourenscheine (VK) über SOG WMS verarbeitet werden, anschließend jedoch keine Gutschrift für die Warenrücknahme erstellt wurde.
Tipp: Nur im Programm p311 können Sie noch Buchungen in die alte Periode vornehmen, in dem Sie die Buchung nicht mit »fertig« sondern mit der Funktion »Buchungsmonat« auslösen.
Dieselbe Fehlermeldung kann auch bedeuten, dass noch offene Umlagerungen im System vorhanden sind. Diese können Sie nach Prüfung im Programm Verwaltung Umlagerungsaufträge p310 buchen.
Die Fehlermeldung »interne Verrechnung« besagt, dass bei einer vorhandenen Mandantenabwicklung die internen Verrechnungen zwischen den Mandanten noch nicht erfolgt sind. Entnimmt Mandant A Ware aus dem Lager von Mandant B (z. B. für einen Verkauf) so muss diese Ware intern von Mandant B an Mandant A belastet werden. Dies erfolgt automatisch durch den Lauf des Programms p180 und anschließende Berechnung über p102.
Die Fehlermeldung »negativer Bestand« besagt, dass für diesen Artikel am Lager ein negativer Bestand und/oder ein negativer Bestandswert vorliegt. Sie sollten die echte Menge des Artikels überprüfen und eine entsprechende Korrekturbuchung im Lagerbuchungsprogramm p311 (Buchungsschlüssel 35) vornehmen.
Die Fehlermeldung »Restwert ohne Menge« zeigt Ihnen Artikel, bei denen Sie zwar keinen Bestand mehr am Lager haben, aber noch ein Lagerwert geführt wird. Hier muss in jedem Fall eine Korrekturbuchung im Lagerbuchungsprogramm p311 (Buchungsschlüssel 35) vorgenommen werden.
Die Fehlermeldung »kein Wert ermittelt« zeigt an, dass SOG ERP (VACOS) keinen gültigen Wert für den Lagerbestand ermitteln konnte. Eventuell wurde noch kein Einkauf mit Wert gebucht oder falsche Korrekturbuchungen vorgenommen. Auch hier muss eine Korrekturbuchung im Lagerbuchungsprogramm p311 (Buchungsschlüssel 35) vorgenommen werden, um den Bestand mit einem korrekten Wert zu versehen.
Bei allen Fehlern könnte eine Ursache sein, dass Verkäufe vor den notwendigen Einkaufslieferscheinen/-rechnungen gebucht wurden. Diesen Fehler können Sie beheben, indem Sie im Programm Korrektur Artikelbewegungen (p371) das Datum des Einkaufs auf ein Datum vor dem Verkauf abändern.
Die Fehlermeldung »Versteuerung« weist darauf hin, dass das Programm Entnahmen Verbrauchssteuerlager (p073) und/oder Zugänge Verbrauchssteuerlager (p074) noch nicht gelaufen sind.
Die Fehlermeldung »Verzollung« weist darauf hin, dass das Programm Zollbewertung für Entnahmen aus unverzollter Ware (p077) noch erfolgen muss.
Die Fehlermeldung »Direktgeschäft« kann zwei Ursachen haben:
Es kann sein, dass bei einer Buchung das Dispositionskennzeichen 2 hinterlegt wurde und diese Buchung nicht unbedingt wie notwendig auf einen Referenzvorgang verweist. Für eine Korrektur wird im Programm Korrektur Artikelbewegungen (p371) das Dispo-Kennzeichen auf 0 geändert.
Die Buchungsreihenfolge könnte falsch sein. Da bei einem Direkteinkauf die Ware direkt für einen Kunden eingekauft wird und der Einkaufsvorgang fest mit dem Verkaufsauftrag verknüpft wird, sollte die Reihenfolge der Buchungen erst der einkaufsseitige Wareneingang und erst dann die Verkaufsrechnung sein. Wenn dies nicht der Fall ist, ist die Reihenfolge der Buchungen mit Hilfe des Programms P371 zu korrigieren. Hierbei wird das Bewegungsdatum des einkaufsseitigen Wareneinganges vor die Verkaufsbuchung gelegt.
Es gibt einen nicht fakturierten Eingangslieferschein für ein Direktgeschäft. In diesem Fall muss entweder das p212 zur Proformabewertung laufen oder der Lieferschein fakturiert werden.
Wenn das p317 im »Prüflauf« keine Fehler mehr anzeigt, wird es ein weiteres Mal als endgültig gestartet, um die Freigabe für den Periodenwechsel zu erreichen.
Hinweis!! Die Fehlertypen "Lfs Zugänge", "interne Verrechnung", "Verzollung" und „Versteuerung" führen, trotz der Einstellung "trotz Fehler freigeben" des p317 Kontenblattes, zu einer Sperre des Monatsabschlusses. Der Grund ist, dass für die Bearbeitung dieser Meldungen der Lauf von externen Programmen notwendig ist.