Mit der Anbindung von Hybridbrief ist der elektronische Versand von Briefen ohne manuelle Schritte zum Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden direkt aus den Belegschreibungsprogrammen p104 - Belegerzeugung Verkauf (srvbvk)/p204 - Belegerzeugung Einkauf (srvbek) möglich.
Die Anbindung der Belegschreibungsprogramme an Hybridbrief setzt die SOG ERP Lizenz "epost" voraus.
Die angebundenen Postdienstleister bieten jeweils auch einen Druckertreiber an. Dieser ist für den Betrieb der SOG ERP Anbindung nicht erforderlich.
Er kann aber auf den genutzt Clients installiert werden, damit die Benutzer die Möglichkeit erhalten, auch aus anderen Anwendungen als SOG ERP heraus Hybridbriefe zu erstellen (z. B. Word).
Achtung:
Zahlungserinnerungen können nicht per Hybridbrief versendet werden.
Auswahl des gewünschten Postdienstleisters (LetterXpress oder EPost).
Hierbei können z. B. die verlangten Versandgebühren Ausschlag geben sein. Oder aber die zusätzlichen Anforderung an einen elektronischen Briefversand über SOG ERP hinaus (z. B. aus Word heraus) und die Umsetzung der benötigten Funktionen durch die Dienstleister (Druckertreiber, Serienbriefe, etc.)
Vertrag mit oder Anmeldung beim Postdienstleister.
Anpassung der SOGForms Ausgangsbelege an die Vorgaben des Postdienstleisters (Siehe unten).
Installation der Lizenz "epost".
Aktivierung des Postdienst 4 in p165 - Parameter Postdienst (ppost)
Einstellung der gewünschten Übertragungsoptionen in c001 - Funktionsparameter Verwaltung (Optionen) (optsu). Siehe Optionen "hybridbrief.". (Siehe unten).
Hinterlegung der Zugangsdaten zum Postdienstleister in p798 - Passworte (pwdsu) (Siehe unten) oder über sogerpconsole (epost siehe unten),
Aktivierung des Übertragungsdienstes "hybridbriefhandler" in SOGERPSrv. (Siehe unten).
Neustart des SOGERPSRV und ggf. der Belgeschreibungsprogramme.
Testen der Anbindung durch Versand eines Hybridbriefes aus dem p102. (Siehe unten).
ggf. Aktivierung der PDFA Funktionalität (Siehe unten und Erzeugung von PDF/A Dateien ) und Setzen der Varibalen ARPOST auf Dateiendung .pdfa
Anpassung der SOGForms Ausgangsbelege an die Vorgaben des Postdienstleisters
Für die Anpassung der SOGForms Belege wurde in der Druckvorschau von SOGForms die Möglichkeit geschaffen, über eine Schablone des Postdienstleister die korrekte Positionierung der Absenderanschrift und der Empfängeranschrift sicherzustellen. Außerdem müssen die in der Schablone definierten Sperrbereich frei bleiben, da hier ggf. vom Postdienstleister zusätzliche Informationen hinterlegt werden. Es empfiehlt sich, die Belege am Dienstleister "EPost" auszurichten, da dieser die weitestgehensten Einschränkungen vorgibt und das Format dann ebenfalls die LetterXpress Vorgaben einhält.
Optionen zum Hybridbriefversand
Stellen Sie die gewünschten Übertragungsoptionen im c001 - Funktionsparameter Verwaltung (Optionen) (optsu) ein.
Legen Sie hier fest, welcher Postdienstleister angebunden wird.
Hier kann eingestellt werden, ob Hybridbriefe einfach oder doppelseitig bedruckt werden sollen. Die Verwendung von doppelseitigem Druck spart erhebliche Portokosten.
Einstellung, ob Hybridbrief in Farbe oder Schwarz/Weiß produziert werden sollen. Das Erstellen von Farbbriefen erhöht die Versandkosten.
Anzahl Stunden, bis die Ordner Gesendet und Entwürfe reorganisiert werden. Voreinstellung: 120 Stunde (5 Tage). Nach Ablauf dieser Zeit kann nicht mehr herausgefunden werden, ob ein bestimmter Brief verschickt wurde. 0 Bedeutet: Keine automatische Reorganisation. Die Reorganisation findet all 6 Stunden, jeweils beim Versand des nächsten Hybridbriefes statt-
Hinterlegen Sie die Zugangsdaten zum Postdienstleister im p798 - Passworte (pwdsu).
Für LetterXpress hinterlegen Sie die Daten unter dem Namen "letterxpress_sandbox" wenn Sie die kostenfreie LetterXpress Testfunktion ansteuern. Oder unter "letterxpress" wenn Sie echte Briefe versenden möchten.
Als Benutzer geben Sie den Namen ihres LetterXpress Benutzerkontos an. Als Kennwort verwenden Sie nicht das Anmeldekennwort, sondern den APIKEY. Diesen finden Sie auf der LetterXpress Homepage nach der Anmeldung unter "konto" - "Optionen" - API-Key
Für EPost erfolgt die Hinterlegung in mehreren Schritten über eine SMS Verfahren:
Anforderung eines SMS Kennwortes und Auswahl des genutzte RSA-Schlüssels (EKP = Eindeutige Kunden Produktnummer aus den EPOST-Vertragsdaten des Post Kunden)
sogerpconsole -epostsms test-20080923170141-1 EKP
Hinterlegung des per SMS erlangten Kennwortes:
sogerpconsole -epostsetpwd NNNNNN
Prüfen der Schnittstelle durch Anmeldung
sogerpconsole -epostlogin
Kopieren des für den Testbetrieb hinterlegten Kennwortes auf "Produktionsbetrieb":
sogerpconsole -epostcopypwd
In beiden Fällen sollten Sie besonderes Augenmerk auf die verwendete RAS-Schlüsseldatei legen.
Sollte jemand in den Besitz ihrer hinterlegten Kennworte kommen, kann dieser in Ihrem Namen und auf Ihre Kosten Briefe versenden.
Daher sollte der private Teil des genutzten RSA Schlüssels nur für den Server und die Benutzer verfügbar sein, die das Recht haben, Direktversendungen von Briefen durchzuführen.
Bitte sorgen Sie dafür, dass die am Postversand beteiligten Systeme nicht aus dem Internet direkt erreichbar sind, da sonst die Sicherheit der Kennwörter nicht gewährleistet ist.
Außerdem sollten - wie immer - auch diese Kennworte regelmäßig erneuert werden.
Dabei muss nicht zwingend jedes Mal auch ein neuer RSA-Schlüssel generiert werden.
Aktivierung des Übertragungsdienstes im SOGERPSrv
Aktivieren Sie den Übertragungsdienst "hybridbriefhandler" im SOGERPSrv.
Beispiel für einen Konfigurationseintrag in der SOGERPService_cfg.xml
<add key="Service_x" value="SOG ERP (VACOS),01,hybridbriefhandler,60" />
<add key="Service_x_External" value="true" />
<add key="Service_x_RestartAfterMinutes" value="720" />
<add key="Service_x_Semaname" value="hybridbriefhandler_SOG ERP (VACOS)_1" />
<add key="Service_x_clearoldproc" value="true" />
Zum Testen der Anbindung kann ein solcher Dienst auch direkt über die Kommandozeile gestartet werden:
sogerpsrv.exe -x hybridbriefhandler -semaname hybridbriefhandler_SOG ERP (VACOS)_1
Im Fall von LetterXpress bietet es sich an, zuerst ein konto unter "https://sandbox.letterxpress.de/" zu registieren, und mit diesem die SOG ERP Anbindung zu prüfen. "sandbox" Konten sind kostenfrei. Allerdings wird kein "echter" Brief verschickt.
Erfassen sie einen Testauftrag im p102.
Über die Druckvorschau des Beleges können Sie die Einhaltung der Vorgaben des gewünschten Dienstleisters selbst prüfen. Aktivieren Sie dazu aus dem SOGForms Druckvorschaumenü die gewünschte Schablone und führen sie eine Sichtkontrolle durch.
Wählen Sie auf der Belegerzeugungsmaske aus, dass die Auftragsbestätigung unter Verwendung des Postdienst 4 versendet (und nicht gedruckt) werden soll.
Prüfen Sie über das Programm p981 - Druckwarteschlange (pqsu) ob der Druckauftrag erfolgreich an den Postdienstleister übergeben werden konnte.
Prüfen Sie über das Dienstleister-Portal ob der gewünschte Beleg verschickt worden ist.
LetterXpress: Umschaltung von "sandbox" auf ein "echtes" konto
Nach erfolgtem Sandbox-Test muss ein Produktionskonto unter "https://www.letterxpress.de" registriert, dort ein APIKey erzeugt, dieser im p798 hinterlegt, und der richtige Dienstleister im c001 - Option hybridbrief.dienst ausgewählt werden.
Bei Einsatz dieser Hybridbrief Anbindung sollte täglich geprüft werden, ob alle zu versendenden Dokumente an den Postdienstleister übergeben werden konnten.
Führen Sie diese Prüfung im Programm p981 - Druckwarteschlange (pqsu) durch. Die Hybridbrief-Aufträge können sie daran erkennen, das als Drucker "#HYBRIDBRIEF" eingetragen wurde.
Konnten Aufträge nicht übergeben werden, können Sie hier die Aufträge neu starten. Dies kann z. B. durch ein falsches Kennwort oder die nicht Verfügbarkeit des Dienstleister passieren.
Sollte die Übertragung weiterhin nicht funktionieren, kann der Belege hier durch Änderung des Zieldruckers auf einen Ausdruck im eigenen Hause geändert werden. Alternativ kann ein Auftrag auch geöffnet und die enthaltene PDF Datei manuell auf einem Drucker gedruckt werden.
Darüber hinaus sollten Sie im Portal des Briefdienstleisters kontrollieren, ob die Briefe produziert bzw. verschickt, oder z. B. auf Grund von fehlendem Guthaben gestoppt wurden.
Achtung: Wenn Sie im p981 Hybridbrief Aufträge reaktivieren, wenn diese bereits vom Dienstleister bearbeitet wurden, wird der Brief erneut übertragen und verschickt. Dadurch entstehen Kosten und Briefe kommen doppelt an.
Dies gilt besonders, wenn Briefe im Status "senden_aktiv" stehen bleiben. In diesem Status ist es nicht sicher, ob der Brief übertragen werden konnte. Kontrollieren Sie manuell über die Web-Seite des Dienstleisters ob der Brief übertragen wurde. Reaktivieren Sie den Auftrag nur dann, wenn er noch nicht an den Dienstleister übergeben wurde.
Die maximale Dateigröße einer PDF-Datei die zum Versand an LetterXpress übermittelt werden kann, liegt bei 50 MB. Briefe mit größeren Dateigrößen werden im Programm p981 - Druckwarteschlange (pqsu) als fehlerhafter Auftrag stehen bleiben.
Die Empfängeradresse muss in dem von LetterXpress definierten Empfängerfenster enthalten sein. (Beleganpassungen)
LetterXpress stellt den Briefversand automatisch ein, sofern nicht genügend Guthaben auf dem genutzten Versandkonto vorhanden ist. Nach Auffüllen des Guthabens wird der Versand dann fortgesetzt.
Alternativ kann auch ein Lastschriftverfahren mit LetterXpress vereinbart werden.
LetterXpress ist ein deutsches Unternehmen aus Winsen bei Hamburg und gilt als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag kann direkt über den Menüpunkt "konto" auf der LetterXpress Homepage heruntergeladen werden.
Der Druckertreiber von LetterXpress bietet eine Serienbrieffunktion für Windows Druckprogramme (z. B. Word).
Die Vorlagen- Anpassungen in SOG ERP fremden Programme (wie z. B. Word) sind relativ einfach, da die Vorgaben bzgl. Absender und Empfängeradresse von LetterXpress stark an einen normalen Brief erinnern.
Die aktuellen Preise entnehmen Sie bitte der LetterXpress Dokumentation.
Siehe auch: https://www.letterxpress.de/preise
Bei der Anbindung über LetterXpress kann ein Datenrückfluss des Versandstatus in die Datenbanktabelle f809 stattfinden. Über die SOG ERP Option "hybridbrief.statusupdate" kann ein Zeitintervall in Minuten vorgegeben werden, indem aktuelle Statusinformationen von LetterXpress abgerufen, und ggf. in die f809 aktualisiert werden. Standard ist die Aktualisierung alle 30 Minuten. Wird die Option auf "0" gesetzt erfolgt kein Datenrückfluss.
SOG ERP implementiert die EPost API auf Basis der Spezifikation 2.0.5 vom Oktober 2019.
Die maximale Dateigröße einer PDF-Datei die zum Versand an EPost übermittelt werden kann, liegt bei 20 MB. Briefe mit größeren Dateigrößen werden im Programm p981 - Druckwarteschlange (pqsu) als fehlerhafter Auftrag stehen bleiben.
Die übermittelten PDF-Dateien müssen strengen Anforderungen entsprechen.
Siehe: https://www.deutschepost.de/content/dam/dpag/images/E_e/epost/partnerportal/Downloads/Schablone_V3_BK_Standard_und_BK_BZL.pdf
Kapitel: Vorgaben an PDF Dateien.
Die von der SOG produzierten Druckbelege halten diese Vorgaben ein, solange keine externen PDF Dokumente eingebunden werden, da die Einbindung von PDF Dateien normalerweise nur aus einem 1:1 kopieren deren Inhaltes besteht. Sollen Belege in denen externe PDF Dateien eingebunden sind, an die EPost übergeben werden, so sollte dies im PDF/A Format passieren. Die Belegerstellungsprogramme von SOG ERP können neben PDF auch PDF/A erzeugen. Bei der Erzeugung von PDF/A werden externe, eingebundene PDF Dateien als Abbild eingebunden (gezeichnet). Dadurch kann die Größe der erzeugten PDF/A Datei allerdings stark von der entsprechenden PDF Variante abweichen, da die Wandlung einer PDF in ein Bild zu sehr großen Datenmengen führen kann. Für die Erzeugung von PDF/A Dateien ist zusätzlich die SOG ERP Lizenz "pdfa" erforderlich.
Die Übermittlung von Aufträgen an EPost schlägt fehl, sofern nicht genügend Guthaben auf dem genutzten Versandkonto vorhanden ist. Nach Auffüllen des Guthabens kann die Übermittlung erneut stattfinden.
Werden nicht PDF/A Dateien an die Post übermittelt, wird jede übermittelte Datei im Protokoll als Warnung angezeigt.
Die Vorlagen- Anpassungen in SOG ERP fremden Programme (wie z. B. Word) bedürfen einiger Übung, da die Vorgaben bzgl. Absender und Empfängeradresse sehr strikt sind und bei der Übergabe geprüft werden.
EPost (Deutsche Post) gilt nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO als Auftragsverarbeiter. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag muss abgeschlossen werden.
Die aktuellen Preise entnehmen Sie bitte der EPost (Deutsche Post) Dokumentation.
Siehe auch: : https://www.deutschepost.de/de/e/epost/geschaeftskunden/preise.html => E-POSTBUSINESS API
Die Registrierung als EPost API Kunde erfolgt hier: https://www.deutschepost.de/epost/geschaeftskunden/registrierung-api
Eine elektronische Zustellung von Epost Briefen ist aus der SOG ERP Software nicht möglich, da die Post verlangt, dass in einem solchen Fall jedes Mal das EPost Kennwort einzugeben wäre.
Verwenden Sie stattdessen die SOG ERP Email Anbindung.
Bei der Anbindung über EPost kann ein Datenrückfluss des Versandstatus in die Datenbanktabelle f809 stattfinden. Über die SOG ERP Option "hybridbrief.statusupdate" kann ein Zeitintervall in Minuten vorgegeben werden, indem aktuelle Statusinformationen von der EPost abgerufen, und ggf. in die f809 aktualisiert werden. Standard ist die Aktualisierung alle 30 Minuten. Wird die Option auf "0" gesetzt erfolgt kein Datenrückfluss.
Eine Aktualisierung der Statusinformationen durch das Druckzentrum der EPost erfolgt erst 1-2 Werktage nach Erzeugung des Versandauftrages. Solange werden die Aufträge in der f809 als Aktiv gekennzeichnet.
Alternativ kann der Versandstatus manuell, über die Funktion "Abruf von Statusinformationen" erfolgen. Siehe auch sogerpconsole - Hybridbrief EPost Anbindung: Abruf von Brief-Statusinformationen
Um die EPost Anbindung in Betrieb zu nehmen, sollte zuerst auf EPost Testbetrieb geschaltet werden. In diesem Testbetrieb erfolgt kein echter Versand von Briefen. Das Ergebnis der Prüfung wird aber dem aktuellen Sachbearbeiter unter dem der Versanddienst läuft, als Email zugestellt. Nach Umschaltung in den EPost Echtbetrieb, muss das EPost SMS Kennwort erneut hinterlegt werden. Das im Testbetrieb hinterlegte Kennwort wird auch nur im Testbetrieb verwendet.
Hybridbrief Dienstleister "Testfunktion"
Über die SOG ERP Option "hybriedbrief.dienst" kann auch der Dienstleister "Testfunktion" eingestellt werden.
In diesem Fall erzeugen die Belegschreibungsprogramme (p104/p204) keine Aufträge in der Tabelle prtbc, sondern geben direkt im Verzeichnis ${SPOOLDIR}\Proj\${hhproj}\Hybridbrief\Testfunktion für jeden Hybridbrief die entsprechende PDF Datei, sowie eine Zusatzdatei mit Versandinformationen aus. Diese Funktion dient Vorrangig dem Programmtest bei der SOG, kann aber auch Vorort aktiviert werden, um die Funktionalität der Hybridbriefanbindung in SOG ERP zu prüfen, ohne echte Briefe zu erzeugen und zu verschicken.
Manueller Versand von Hybridbriefen
Mit der Funktion p476 steht eine Funktion zum manuellen Versand von PDF Dateien als Hybridbrief zur Verfügung.