In SOG ERP (VACOS) haben Sie die Möglichkeit, eine interne Verrechnung zwischen zwei zu einer Firma/einem Konzern gehörenden Mandanten durchzuführen. Somit werden Lagerentnahmen des Mandanten 1 aus dem Lager des Mandanten 2 und evtl. umgekehrt über intern automatisch ermittelte Ein- und Verkäufe verrechnet.
Der in einem Fremdlager entnehmende Mandant ist dabei immer der Fremdmandant, der abgebende Mandant ist immer der Basismandant.
Notwendige Lizenz: verb-firm
Für die interne Verrechnung müssen zunächst in den Stammdaten Voraussetzungen geschaffen werden. Diese Vorbereitungen entnehmen Sie bitte dem Handbuch Einrichtung eines neuen Mandanten.
Zusammengefasst sollten Sie folgende Stammdaten eingerichtet haben:
Einrichtung des Umfeldes zur internen Verrechnung
Für das Personenprotokoll (p845) muss im Paramater pp845 für jeden Mandanten ein eigener Satz mit einem eigenen Ausgabepfad erstellt werden.
Für die eingesetzte Finanzbuchhaltungsschnittstelle muss für jeden Mandanten ein eigener Satz im jeweiligen Parameter mit entsprechendem Ausgabepfad erstellt werden (Mandant 0 besser raus).
Für die OP-Rückgabe (pp848) muss pro Mandant ein Satz angelegt werden (Mandant 0 möglichst entfernen). Hierbei sollten Sie auch die SOG ERP (VACOS)OP-Varianten beachten. Die Herkunft für OPs eines Kunden sollten immer nur aus einem Mandanten kommen.
Pro Rechnungsnummernkreis muss für den Verkauf ein Rechnungsjournal definiert werden (pp190).
Für den Einkauf (pp290) muss pro Mandant ein EK-Journal erstellt werden (Mandant 0 sollte besser entfernt werden).
Die vorhandenen Textressourcen der Bereiche Verkauf (p104) und Einkauf (p204) im Programm Sprachentexte (p896) müssen auf die neue Mandantestruktur kopiert werden. Dabei beachten Sie bitte, dass alle beteiligten Sprachen kopiert werden müssen.
Beispiel:
Mandant 1: p104 auf p10401 kopieren/p204 auf p20401 kopieren
Mandant 2: p104 auf p10402 kopieren/p204 auf p20402 kopieren
Danach muss das Programm p897 laufen. Belegerzeugung Verkauf (p104) und Einkauf (p204) einmal beenden und neu starten.
Achtung: Bevor Sie das p897 starten sollten Sie den dazu gehörigen Programmparameter p897 (pp897) überprüfen, ob die Übernahmen entsprechend eingestellt sind.
Diese Einstellungen gelten für alle Sprachen, eventuelle mandantenabhängige Abweichungen müssen verändert werden.
Datenversandsteuerungen (Listung) und Vorlagen für Mail und Dokumentenerstellung
Falls eingerichtet, müssen z. B. AGBs , die als Anhang mit versendet werden, und Mailtexte, die eine Firmenidentifikation beinhalten, überprüft und verändert werden.
Jobsteuerung (job)
Prüfen Sie die Verarbeitungsjobs in der Jobverwaltung auf Programme, die abteilungsgetrennt laufen müssen und verändern Sie diese entsprechend (z. B. Finanzbuchhaltungsjobs, Lieferlisten etc.).
Druckausgabezuweisungen (druck)
Klären Sie, welche Belege (z. B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen etc.) abteilungsbezogen auf gesonderte Drucker/Formulare ausgegeben werden sollen.
Steuerung Verkaufs- und Einkaufsvorgänge erstellen
Die Parameter pp102, p102vors, pp202 und p202vors und ppost sind zu prüfen. Je nach Organisation sind hier eigene Parametersätze je Abteilung anzulegen. Im pp102, pp202 und ppost muss bei abteilungsbezognener Verarbeitung ein Satz 0 vorhanden sein, in dem die abteilungsbezogene Steuerung eingeschaltet werden muss.
Steuerung Belegerzeugung Verkauf (p104) und Einkauf (p204)
In den dazugehörigen Parameter pp104 und pp204 überprüfen Sie bitte, ob das Feld Sprachenabhängige Texte auf "je Mandant" eingestellt ist!
Im Parameter für die Intrastatmeldung (pp060) müssen getrennte Sätze je Mandant eingerichtet werden, da die Abrechnung getrennt nach Mandanten stattfinden muss.
Einrichtung der Parameter für die interne Verrechnung
Konditionen für die interne Verrechnung
Im Parameter Mandantenabrechung (mandabr) legen Sie die Konditionen für die interne Verrechnung fest.
Achtung: In diesem Parameter müssen unbedingt die Belegkreise definiert werden, da ansonsten die Belege die Belegnummer 0 erhalten. Siehe dazu auch die Erläuterungen im Feld Belegnummer und Belegnummerngrenzen beim Reiter Einkaufsabwicklung und Wareneingang im Parameter c078 - Mandantenabrechnung (mandabr). Diese Felder sind dort Zwangsfelder!
Wollen Sie für Preisgruppen und Preiskennzeichen eigene Verrechnungsmethoden definieren, können Sie dies im c134 - Verkaufspreisgruppensteuerung (prgrpst) tun. Die dortigen Eingaben werden vorrangig vor der allgemeinen Verrechnung genutzt, sofern vorhanden.
Interne Verrechnung fremder Lagerentnahmen (p180)
Der Programmparameter p180 (pp180) muss eingerichtet werden. Hier wird auch festgelegt, ob Umbuchungen zwischen den beiden Lägern (Basislager zu Fremdlager) verarbeitet werden sollen.
Ablauf bei interner Verrechnung
Der Ablauf der internen Verrechnung durch das Programm p180 soll hier an folgendem Beispiel erläutert werden (es werden die Lager- und Abteilungsnummern der obigen Beispiele genutzt):
Ein Kunde 12345 des Mandanten 2 kauft Ware, die aus dem Lager des Mandanten 1 kommt. Folgende Prozesse laufen bei interner Verrechnung dazu ab:
Verkaufsauftrag und Rechnung für Kunde 12345, Abteilung 20 wird erzeugt mit Positionen, die aus dem Lager 1 des Mandanten 1 entnommen werden.
Verkaufsauftrag wird immer erzeugt, dieser kann mit p121 oder p126 berechnet werden.
Solange der erzeugte Verkaufsauftrag nicht berechnet ist, können Änderungen von Preisen vorgenommen werden.
Ist das p180 so eingestellt, dass auch die Rechnung sofort erzeugt wird, dann kann keine Korrektur erfolgen!
Interne Verrechnung wird gestartet, folgender Vorgang von Basismandant an Fremdmandant wird intern erzeugt (in jedem Fall nur für fakturierte Positionen des Verkaufsauftrags):
ein Verkaufsauftrag des Mandanten 1 an den Kunden 22222, der den Mandanten 2 darstellt, mit den Konditionen aus dem Parameter mandabr.
Das Programm erzeugt weiterhin entsprechende Referenzsätze in der f171 (Lagerentnahmen) und f090 (Verrechnungsauftrag) in der Tabelle f180.
Erst die Belegerzeugung Verkauf (p104) erzeugt auf Basis der ursprünglichen Verkaufsbuchung folgende Buchungen (keine Vorgänge):
Verkauf von Basismandant (Mandant 1, Lager 1) an Fremdmandant (Mandant 2)
Wareneingang beim Fremdmandanten (Mandant 2) auf dessen Verrechnungslager 82
Verkauf des Fremdmandanten (Mandant 2) an den ursprünglichen Kunden 12345 vom Verrechnungslager 82
Bei einer Umbuchung vom Lager des Basismandanten an ein Lager des Fremdmandanten vollzieht der Lauf des p180 diese Umbuchung nach und erzeugt einen Wareneingangsbuchung beim Fremdmandanten und eine Warenausgangsbuchung beim Basismandanten.
Bei einem Storno aus dem vom p180 erzeugten Verkaufsauftrag (an den Kunden 22222) prüft das p180 bei einem erneuten Lauf die Tabelle f180 und erzeugt die stornierten Positionen neu!
Ein Storno des genannten Verkaufsauftrags nach interner Verrechnung bedeutet nicht, dass die dahinter liegenden Buchungen (Wareneingang und Verkauf) auch geändert werden. Dies muss dann manuell erfolgen!
Bei einem Storno des Ursprungsauftrages (von Kunde 12345) vor dem Lauf der internen Verrechnung erfolgt dann für die stornierten Positionen keine Verrechnung.
Bei einem Storno des Ursprungsauftrages (von Kunde 12345) nach dem Lauf der internen Verrechnung erfolgt bei der nächsten internen Verrechnung die Verarbeitung mit negativen neuen Verrechnungssätzen.