Über die Funktion p475 - Belegdatenversand Erweitert (belegverserw) ist es möglich, Belege die in der Tabelle f809 entstehen automatisch an Vertreter oder externe Empfänger zu verschicken.
Die Funktion benötigt die Lizenz bel-versand-erweitert und ist mir dem Recht p475 abgesichert.
Über den Parameter pp475 - Parameter Belegdatenversand Erweitert (belegverserwpar) müssen ein oder mehrere Empfänger definiert werden.
Während der Ausführung der Funktion wird für jeden seit dem letzten Programmlauf in der Tabelle f809 neu entstandenen Datensatz für jeden Empfänger geprüft, ob der entstandenen Belege an den Empfänger zu übermitteln ist. Wenn dass der Fall ist, wird der Beleg an die Empfänger-Email Adressen geschickt, und in der Tabelle belegversanddone ein Datensatz erzeugt, der anzeigt, dass das Dokument für eine Empfänger-Id verschickt wurde, und an welche Email-Adresse und zu welchem Zeitpunkt der Versand erfolgt ist.
In der Konfiguration der Empfänger kann eingestellt werden, wie der Email-Empfänger ermittelt wird, welche Belegarten und welche Dateiendung von Dokumenten berücksichtig werden.
Als Arten von Belegempfängern kann definiert werden:
1: Externe Email-Adresse
Der Versand erfolgt an die hinterlegte Email-Adresse
11-13: Vertreter 1-3 aus dem Konto der f809
Der Versand erfolgt an den Vertreter 1-3 des mit dem Datensatz der f809 verknüpften Kontos.
21-23: Vertreter 1-3 aus dem Vorgang der f809
Sofern die f809 auf einen Vorgang verweist, wird der entsprechende Vertreter 1-3 aus dem Vorgang ermittelt.
Im Falles des Versandes an einen Vertreter, kann über den Vertreterstamm noch einmal einzeln gesteuert werden, ob für diesen Vertreter ein Versand erfolgen soll, oder nicht.
Dabei kann der Versand noch für interne und externe Vorgänge unabhängig voneinander gesteuert werden.
Die Steuerung für interne und externe Belege steht nur für Aufträge und Rechnungen zur Verfügung.
Ist der Vertreter mit einem Sachbearbeiter verknüpft, kann auch über den Sachbearbeiter zusätzlich gesteuert werden, dass keine externen und/oder internen Belege versandt werden.
Der gesamte Programmlauf wird in einer Protokolldatei protokolliert.
Wird kein Protokolldateiname vorgegeben wird in der Standardprotokolldatei "p475.prt" im Spool Verzeichnis des aktuellen Benutzer protokolliert.
Sollte die Protokolldatei bereits zum Anfang des Programmlaufes größer als 100 MB sein, bricht das Programm mit einem entsprechenden Hinweis ab.
Sollte ein f809-Dokument nicht exportiert werden können, bricht das Programm mit einem Fehler ab.
Sollte für einen Empfänger keine Email-Adresse ermittelt werden können, wird eine entsprechende Meldung im Protokoll festgehalten. Es erfolgt dann kein Versand.
Das Programm hält jeweils fest, wann der letzte Programmlauf erfolgt ist.
Wird während eines Programmlaufes festgestellt, dass ein Versand für ein bestimmtes Dokument nicht erfolgen kann, weil z. B. keine Email-Adresse ermittelt werden konnte, erfolgt keine erneut Beurteilung des Datensatzes zu einem späteren Zeitpunkt und somit kein Versand des Dokumentes an den entsprechenden Empfänger.
Der Zeitpunkt des letzten Programmlaufen kann jedoch über den Parameter pp475 verändert werden. Wird hier auf einen früheren Zeitpunkt zurückgesetzt, werden alle seit dem erzeugten Datensätze der f809 erneut beurteilt, und ggf. dann versendet. Ein doppelter Versand ist jedoch ausgeschlossen, solange die Versandinformationen in der Tabelle belegversanddone nicht gelöscht werden.
Wird das Programm erstmals gestartet, wird der aktuelle Zeitpunkt als Startzeitpunkt verwendet. Dadurch werden nicht alle bereits in der f809 vorhandenen Belege erstmals versandt. Auchtung: Sollten Sie über den Programmparameter auf einen Zeitpunkt zurückgehen, der vor dem Zeitpunkt des ersten Programmstarts liegt, werden auch alle seit dem in der f809 entstandenen Datensätze beurteilt und ggf. versandt. Dies kann ggf. dazu führen, dass ein Empfänger hunderte von Emails auf einmal geschickt bekommt.
Wird während eines Programmlaufes festgestellt, das zu einem Beleg mehrere Datensätze in der f809 entstanden sind, wird nur für den jeweils letzten f809 Datensatz zu dem Beleg ein Versand erfolgen, zu allen anderen Datensätzen entsteht dann ebenfalls ein Datensatz in der belegversanddone, der jedoch keinen Versandzeitpunkt und keine Empfängeradresse enthält.