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Vorauszahlungen


 

Möglichkeiten:


  1. Abwicklung kompletter Vorauszahlungen auf Basis eines Verkaufsauftrags

  2. Abwicklung von Teilvorauszahlungen auf Basis eines Verkaufsauftrags

  3. Abwicklung von Vorausrechnungen einzelner Lieferungen


Voraussetzungen:


p001 Verkaufsabwicklung



c187 - Zahlungsarten (zahlart)


  • Definition einer oder mehrerer Zahlungsarten im c187 - Zahlungsarten (zahlart), die Voraussetzung für die Erstellung von Vorausrechnungen sind. Die Zahlungsarten müssen als ‚sichere Zahlungsart‘ klassifiziert sein.

  • Über die Zahlungsarten könnte auch der Zeitpunkt der Rechnungserstellung gekennzeichnet werden, in dem man eine Zahlungsart z. B. für Vorausrechnung aus Auftrag und eine Zahlungsart für Berechnung aus Lieferung erstellt.


Grundsätzliches:


Zur Kontrolle und Übersicht aller Vorausrechnungen steht das Programm p757 - Vorauszahlungen (vorzasu) zur Verfügung. Hier können alle Vorausrechnungen inklusive des Status geprüft werden.

 

Begriffsdefinition:
Leistungsrechnung

Im Gegensatz zu der Vorausrechnung, die bereits vor Leistung/Lieferung erstellt wird, werden die später auf der Leistung und Lieferung basierenden Rechnungen, die dann gegen eine Vorausrechnung verrechnet werden, als Leistungsrechnung bezeichnet.
Der Begriff Schlussrechnung ist sachlich gesehen nicht ganz korrekt und wird deshalb in der Dokumentation vermieden, da es auch zu mehreren Leistungsrechnungen kommen kann und eine tatsächliche Schlussrechnung im eigentlichen Sinne nicht erstellt wird. Trotzdem kann man im täglichen Sprachgebrauch die letzte erstellte Leistungsrechnung auch als Schlussrechnung zu einem Vorauszahlungsvorgang bezeichnen.

Ablauf:


Komplette Vorausberechnung auf Basis eines Verkaufsauftrags


Belegfreigabe im p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea)

  • Für Aufträge mit entsprechender Zahlungsart kann hier die Freigabe einer Vorausrechnung erfolgen. Für diese Aufträge ist keine Erstellung von Sammellieferscheinen oder Sammelrechnungen mehr möglich. Die entsprechenden Steuerungsmerkmale des Auftrages werden bei Freigabe der Vorausrechnung automatisch gesetzt.
    Die automatische Rechnungsfreigabe einer Leistungsrechnung über das p121 - Sammelrechnungsfreigabe (smlrgfrg) sorgt bei den betroffenen Aufträgen für eine Trennung der Rechnungen nach Aufträgen, wenn das für den Kunden über das Sammelrechnungstrennungskennzeichen "nur ein Auftrag je Rechnung" nicht sowieso schon aktiviert ist.

  • In der Vorgangsbearbeitung können einzelne Positionen für die Verarbeitung in Vorauszahlungsrechnungen gesperrt werden. Ein Vorschlag dieser Sperre kann über das p841 - Artikel (art) im Artikelstamm definiert werden.

  • Diese Vorausberechnungssperren können auch nach Erstellung der ersten Vorauszahlungsrechnung aufgehoben werden. Der Abschluss der Vorgangsbearbeitung ist nach Aufhebung einer Sperre nur noch durch Freigabe einer neuen Vorauszahlungsrechnung möglich. Ein erneutes Setzen der Sperre ist anschließend nicht mehr möglich.

  • Das Feld f090.vorausrg_sperre kann auch über das p790 - Vorgangspositionssuche (vpsu) über die Sammeländerung modifiziert werden. Die Sammeländerung ist allerdings nur dann möglich, wenn keine vorausberechneten Vorgangspositionen mit selektiert werden.

  • Bei der Sammeländerung werden die Einstellungen im p001 - Globaleinstellungen (glob) sowie das Feld f092.voraus_rg des Auftragsleitsatzes genau wie im p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea) geprüft.


Rechnungserstellung im p104 - Belegerzeugung Verkauf (srvbvk)

  • Es wird eine Rechnung über die noch im Verkaufsauftrag vorhandenen Positionsrestmengen erstellt, die im Druck die im Auftrag befindlichen Artikel darstellt, buchungstechnisch für Statistik und Finanzbuchhaltung jedoch die im Globalparameter definierten Textartikel nutzt. Für einen Hinweis, dass es sich um eine Vorausrechnung handelt, stehen in den Sprachentexten des Programmes p104 - Belegerzeugung Verkauf (srvbvk) (Verwaltung in p896 - Sprachentexte (sptext)) 4 Zeilen (Zeile 281-284) zur Verfügung.

  • Die Summendaten je Umsatzsteuerschlüssel der Vorausrechnung werden in die Datenbanktabelle f101 (Vorausberechnungen) übernommen.
    Bei Erstellung der Rechnung für die Warenlieferung werden vorausberechnete Werte als negative Positionen mit Angabe von Rechnungsnummer/-datum einbezogen und über die entsprechenden Textartikel gebucht.

  • Im Rechnungsfuß von Rechnungen, in den Vorauszahlungen verrechnet wurden, können neben den bekannten Daten folgende Daten dargestellt werden:

  • Bei individualisierten Rechnungsformularen ist zur Nutzung dieser Daten eine Formularerweiterung erforderlich.

  • Das p104 - Belegerzeugung Verkauf (srvbvk) ist auch in der Lage, für einen Verkaufsauftrag nach Änderung des Vorgangs Folge-Vorausberechnungen zu erstellen. In diesen Belegen werden die Positionen des Auftrags mit ihrem jeweils aktuellen Zustand dargestellt und die bereits in vorangegangenen Rechnung berechneten Werte in Form eines Zu-/Abschlags verrechnet. Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist die Anlage eines entsprechenden Zu-/Abschlags und die Hinterlegung dieses Abschlags im p001 Verkaufsabwicklung.

  • Achtung:

     Wenn zwischen Vorausrechnung und Leistungsrechnung das Steuerkennzeichen des Kunden oder im Auftrag geändert wird, dann kann keine Zuordnung der Leistungsrechnung zur Vorausrechnung erfolgen und die Vorausrechnung wird nicht ausgeglichen. Das sollte also unbedingt vermieden werden!

  1. Aktuelle Rechnung mit den eigentlich anfallenden Umsatzsteuer- und Bruttowerten

  2. Verrechnete Vorauszahlungen mit den verrechneten Umsatzsteuer- und Bruttowerten

  3. Aus dem Basisvorgang noch nicht für Lieferungen genutzte Vorauszahlungswerte

  • Achtung:
    Eine Darstellung der Vorausrechnungen und Verrechnung der Steuersätze am Rechnungsende ist nicht möglich, wenn im Kunden (p842 - Kunden und Anschriften (kans)) eine Sortierung und Verdichtung der Rechnung aktiviert ist.

 
Kommissionier- und Versandsperren

  • Durch die Vorausberechnung eines Vorgangs können automatisch Kommissionier- und Versandsperren im c187 - Zahlungsarten (zahlart) gesetzt werden.

  • Diese werden bei Stornierung der Vorausberechnung durch das p104 - Belegerzeugung Verkauf (srvbvk) nur noch dann automatisch wieder aufgehoben, wenn im Kundenstammsatz nicht die automatische Vorausberechnung aller Liefervorgänge aktiviert ist.


Stornierung von Vorauszahlungsaufträgen

  • Die Stornierung von Vorauszahlungsrechnungen (Vorab- und Leistungsrechnungen) muss zwingend in umgekehrter Reihenfolge der Entstehung dieser Belege vorgenommen werden. Die Stornierung einer Vorauszahlungsrechnung ist also erst möglich, nachdem alle Leistungsrechnungen mit Bezug auf diese Vorauszahlungsrechnung storniert wurden.

  • Im p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea) erfolgt bei der Nutzung der Funktionen ‚Vorgang löschen‘ und ‚Vorgang resterledigen‘ eine Prüfung auf evtl. noch offene Vorausrechnungen aus dem bearbeiteten Vorgang mit einem entsprechenden Warnhinweis.

  • Bei der Funktion Resterledigung kann hier die Erstellung einer neuen Vorausrechnung angesteuert werden, über die dann noch offenen Vorausberechnungswerte dem Kunden gutgeschrieben werden.



Verarbeitung von Teil-Vorauszahlungen



  • Im p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea) besteht im Rahmen der Belegfreigabe für Vorauszahlungsrechnungen die Möglichkeit, eine Abrechnungsquote zu definieren.

  • Dadurch ist es möglich, einen Auftrag in mehreren Teilrechnungen mit jeweils erhöhter Abrechnungsquote (z. B. 1. Rechnung 33,33%, zweite Rechnung 66,66% und 3. Rechnung 100%) zu berechnen.

  • Die Verarbeitung dieser Teilvorauszahlungen sowie deren Berücksichtigung in der Leistungsrechnung erfolgt wie bei vollständigen Vorausrechnungen.
    WICHTIG!
    Da für die Verarbeitung von Teilvorauszahlungen die Anzahl der intern in der Rechnungserstellung genutzten Zu-/Abschläge von 4 auf 6 erhöht wurde, muss vor der Nutzung der Funktion evtl. der Rechnungsbeleg (SOG Forms) angepasst werden, wenn in den Verkaufskonditionen mehr als 2 Zu- oder Abschläge genutzt werden und eine positionsweise Darstellung der bereits abgerechneten/nicht fälligen Werte gewünscht ist.

    Es lassen sich maximal 15 Vorauszahlungen im p104 - Belegerzeugung Verkauf (srvbvk) bei der Rechnungserstellung verarbeiten. Diese werden als Historie im Beleg mit gedruckt. Mittels der Option (c001) p104rg.Anzeige. Vorauszahlungen lässt sich diese Historie deaktivieren und somit mehr als 15 Vorauszahlungen verarbeiten.


Vorausberechnung einzelner Lieferungen


Die Bearbeitung erfolgt wie die Vorausberechnung von Aufträgen, die Basis für die Berechnung ist jedoch ein existierender Packzettel oder Lieferbeleg.

Für die Freigabe einer Vorausrechnung gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Manuell aus der Lieferscheinsuche (Recht ‚LfVorausberechnung‘ ist erforderlich)

  2. Automatisch mit der Entstehung des Packzettels bei Aktivierung der Automatikfunktion im p842 - Kunden und Anschriften (kans).


Eine Vorausrechnung durch das p104 - Belegerzeugung Verkauf (srvbvk) erfolgt grundsätzlich nur, wenn die Einstellung der Zahlungsart im c187 - Zahlungsarten (zahlart) dies zulässt.

ACHTUNG:
Es ist nach Erstellung der Vorausrechnung keine Änderung des Packzettels mehr möglich! Daher ist es empfehlenswert, die Vorausrechnung nach Abschluss der Kommissionierung zu erstellen und die komplette Sendung im Lager zwischenzulagern, soweit dies räumlich möglich ist.

Sollte es im Zusammenhang mit SOG WMS zu einer Unterlieferung kommen, so wird der Differenzbetrag als negative Rechnung bzw. Gutschrift (option.p104_negativer_beleg) dem Kunden erstattet. Der Basisvorgang wird hierbei resterledigt.

 

Es ist aktuell nicht möglich, Vorauszahlungen in Verbindung mit Ausfuhranmeldungen zu nutzen, da hier der Rechnungswert übergeben wird und bei Leistungsrechnungen im Normalfall der Wert der Rechnung aber 0 beträgt oder nur einen Differenzwert zur Vorausrechnung beinhaltet.
Der Zoll benötigt in den Ausfuhrmeldungen aber den tatsächlichen Warenwert der Ware.