Dieses Handbuch liefert Ihnen einen Überblick über die Auftragserfassung und -abwicklung in SOG ERP (VACOS).
Überblick über die Auftragsabwicklung in SOG ERP (VACOS)
Mit diesem Programm haben Sie die Möglichkeit, Verkaufsvorgänge (Angebote, Sofortaufträge, Terminaufträge, Abrufaufträge, Gutschriften etc.) zu erfassen und zu verwalten.
Die grundsätzliche Steuerung des Programmes erfolgt über die folgenden Parameter:
Vorschlagsdaten p102 (p102vors)
Programmparameter p102 (pp102)
Alle in den Stammdaten hinterlegten Daten werden in den entsprechenden Maskenfeldern vorgeschlagen, sind jedoch vorgangsbezogen modifizierbar.
Erfassung eines Auftrags: ein Beispiel - der Auftragskopf
Auf dieser Maske erfassen Sie die Kopfdaten für Ihren Vorgang. Sie erhalten nach Anwahl des Kunden die notwendigen Daten aus dem Kundenstamm unter Berücksichtigung der Vorschlagsdaten p102 (Programm p102vors).
Die Daten können von Ihnen übernommen, aber auch übersteuert werden. Desweiteren erfassen Sie hier die positionsübergreifenden Daten für Ihren Vorgang, können also wiederkehrende Werte für alle Artikel, die Sie im Folgenden erfassen wollen, vorgeben (z. B. einen einheitlichen Rabatt auf jeden Artikel, sofern gewünscht).
Wählen Sie zunächst aus, welche Art von Auftrag Sie erfassen möchten. Nähere Erläuterungen zu den unterschiedlichen Auftragsarten erhalten Sie im Handbuch Auftragsarten. Erläutert wird hier zunächst die Erfassung eines Terminauftrags, da dies die am häufigsten vorkommende Variante ist.
Nach der Auswahl der Auftragsart wählen Sie die gewünschte Rechnungsart aus (Rechnung oder Gutschrift). Achtung: Sie müssen immer zuerst Auftragsart und Rechnungsart auswählen, nach Auswahl des Kunden ist diese Auswahl nicht mehr änderbar.
Anschließend wählen Sie den Kunden aus, für den Sie einen Auftrag erfassen möchten, entweder über den Personenmatchcode oder über die Kontonummer.
Erfassen Sie den Empfänger, sofern er nicht aus dem Kundenstamm vorgeschlagen wird, und den Bezug des Auftrags (Kundenbestellnummer etc.).
Als Nächstes können Sie den Wunschtermin des Kunden erfassen. Bitte beachten Sie: Standardmäßig geht SOG ERP (VACOS) hier von einem sogenannten "abgehenden Termin" aus (wann versenden wir die Ware). Im Globalparameter (p001) Verkaufsabwicklung können Sie auch definieren, dass eine "ankommender Termin beim Kunden" erfasst und gedruckt werden soll. Diese Einstellung bestimmt, welcher Termin von Ihnen erfasst werden muss, entsprechend werden dann Versandzeiten bei der Terminermittlung mit berücksichtigt.
Das zum Termin gehörige Terminkennzeichen klassifiziert den Termin z. B. als schnellstmöglich oder Fixtermin.
Daten zur Lieferung können hier erfasst oder, falls Daten aus dem Kundenstamm vorgeschlagen wurden, verändert werden.
Daten zur Bearbeitung: Hier können Sie die Herkunft des Auftrags (z. B. Fax, E-Mail, Messe etc.) auswählen (zur späteren statistischen Auswertung).
Die Daten auf den Reitern im rechten Teil der Maske werden entweder aus den Stammdaten oder über die Vorschlagsdaten vorgegeben, sind aber von Ihnen für den einzelnen Auftrag übersteuerbar. Die Beschreibungen der möglichen Felder erhalten Sie über die Funktionstaste F1, wenn Sie den Cursor auf dem jeweiliegen Feld platzieren. Zum Erfassen von Kopf- und Fußtexten für den Auftrag siehe Kapitel Texte.
Bestätigen Sie dann Ihre Eingaben mit fertig - Sie werden weitergeleitet zur Erfassung der Auftragspositionen.
Erfassung eines Auftrags: ein Beispiel - die Auftragspositionen
Auf dieser Maske erfassen Sie die einzelnen Positionen für Ihren Auftrag. Geschildert wird hier zunächst die einfache Positionserfassung (ohne Positionsgruppen, Aufteilungen etc.):
Wählen Sie im Bereich Artikel den von Ihnen gewünschten Artikel aus. Die Anwahlmechanismen gleichen denen in der Artikelverwaltung (p841).
Wenn Sie den Artikel angewählt haben, können Sie die gewünschte Menge im Bereich Mengen erfassen. Je nach projektspezifischer Einstellung erfassen Sie hier Einzelmengen je Stück, evtl. aber auch ganze Verpackungseinheiten.
Der im Kopf erfasste Termin wird vorgeschlagen und der mögliche Plantermin (wann können wir wirklich liefern) wird ermittelt. Zur Terminermittlung können Sie detaillierte Informationen dem Handbuch Lieferterminermittlung entnehmen.
Sofern eine automatische Preisermittlung eingestellt wurde, wird hier der Preis für die Kombination Kunde - Artikel - Menge ermittelt und angezeigt. Auch dieser kann manuell übersteuert werden.
Sind alle weiteren Daten aus den Stammdaten richtig vorgegeben und der Kopf des Auftrags entsprechend erfasst, dann können Sie an dieser Stelle die Eingaben mit Enter oder fertig bestätigen und die nächste Position erfassen. Details zum Erfassen in Positionsgruppen und zum Erfassen von zusätzlichen Texten siehe Kapitel Texte.
Beenden und Druck eines Auftrags
Haben Sie alle Positionen erfasst, so können Sie den Auftrag über die Funktion beenden mit Druck oder ohne Druck fertigstellen. Beenden Sie die Erfassung ohne Druck, so wird kein Beleg erstellt, der Vorgang ist aber weiterhin vorhanden und kann später weiter bearbeitet oder gedruckt werden. Beenden Sie den Auftrag mit Druck, so werden Sie auf die Maske Belegfreigabe weitergeleitet.
Möchten Sie eine Kontrolle des Belegs vor dem Druck durchführen, können Sie dies über die Funktion Vorschau tun.
Aktivieren Sie dann die Druckausgaben, die Sie wünschen (z. B. Auftragsbestätigung, Lieferbeleg).
Wenn Sie eine E-Mail-Anbindung aus SOG ERP (VACOS) heraus haben, können Sie über die Funktion E-Mail erstellen eine Mail versenden, an die Sie noch zusätzliche Dokumente anhängen können und einen Mailtext erfassen können.
Alternativ drucken Sie die Auftragsbestätigung, faxen Sie oder mailen Sie die Auftragsbestätigung ohne einen zusätzlichen Text in der E-Mail. Vorgeschlagen wird die Art des Versands aus den Kundenstammdaten (Postdienst) und kann übersteuert werden.