Über Vorgangslimits ist es möglich, für einen Vorgang Sperren zu setzen, wenn der Gesamtwert des Vorganges einen bestimmten Grenzwert über- oder unterschreitet.
Vorgangslimits können auf Basis des Sachbearbeiters oder der Sachbearbeitergruppe angelegt werden und sind getrennt nach Bereich (Einkauf/Verkauf) sowie Auftragsart und Rechnungsart zu erfassen.
Die Prüfung auf eine evtl. Über- oder Unterschreitung eines Vorgangslimits erfolgt im p102 - Auftragsbearbeitung (aufbea) und im p202 - Bestellbearbeitung (bebea) beim Abschließen der Bearbeitung eines vorhandenen oder neu erfassten Vorganges.
Dabei werden evtl. vorhandene Vorgangslimits in folgender Reihenfolge verarbeitet:
Im ersten Schritt wird geprüft, ob ein Vorgangslimit für den aktuellen Sachbearbeiter in Kombination mit Bereich, Auftragsart und Rechnungsart existiert. Wenn dieser Datensatz vorhanden ist, wird er zur Prüfung des Vorgangslimits herangezogen.
Wenn kein Datensatz für den akuellen Sachbearbeiter existiert, wird geprüft, ob für die Sachbearbeitergruppe des Sachbearbeiters (siehe Sachbearbeitergruppen im p003 - Sachbearbeiter- und Rechteverwaltung (sachv)) ein Datensatz existiert. Wenn dieser ebenfalls nicht vorhanden ist, erfolgt keine Prüfung gegen ein Vorgangslimit.
Anschließend erfolgt eine Prüfung des Mindestwertes und Maximalwertes aus dem Vorgangslimit gegen den Gesamtwert des Vorganges. Hierbei kann über das Vorgangslimit gesteuert werden, ob diese Grenzwerte gegen den Netto- oder Bruttogesamtwert des Vorganges geprüft werden.
Bei der Anwahl eines bereits vorhandenen Vorganges im p102 oder p202 wird ebenfalls eine Vorgangslimitprüfung für den aktuellen Sachbearbeiter durchgeführt. Wenn diese negativ ausfällt, kann der aktuelle Sachbearbeiter hier entscheiden, ob er diesen Vorgang trotzdem verwalten möchte. Wenn die Vorgangslimitprüfung beim Abschließen der Vorgangsbearbeitung noch immer negativ ausfällt, erfolgt eine erneute Sperrung bzw. die Sperrung bleibt erhalten.
Nach einer negativen Vorgangslimitprüfung werden die im Vorgangslimit-Datensatz definierten Sperren (Sperre Auftragsbestätigung/Angebot und/oder Sperre Lieferfreigabe) für den Vorgang gesetzt.
Die Belegfreigabemaske des p102 bzw p202 wird anschließend nicht aufgerufen.
Neben der Sperrung des Vorganges kann über den Vorgangslimit-Datensatz auch festgelegt werden, dass bei negativer Vorgangslimitprüfung eine Aufgabe erzeugt wird, die einen anderen Sachbearbeiter über die erfolgte Sperrung informiert.
Dazu muss im Vorgangslimit-Datensatz ein Aufgabentemplate hinterlegt werden und optional ein Sachbearbeiter, dem diese Aufgabe zugeordnet wird.
Ein im Vorgangslimit-Datensatz festgelegter Aufgabenempfänger hat dabei Vorrang vor einem im Aufgabentemplate hinterlegten zuständigen Sachbearbeiter.
Wenn weder über den Vorgangslimit-Datensatz noch über das Aufgabentemplate ein zuständiger Sachbearbeiter ermittelt werden kann, wird die erzeugte Aufgabe dem aktuellen Sachbearbeiter zugeordnet, der diese dann manuell einem anderen Sachbearbeiter zuordnen kann.
Folgende Informationen werden bei der Erzeugung der Aufgabe automatisch ergänzt:
Ersteller der Aufgabe = Aktueller Sachbearbeiter
Bereich und Personenkonto = Satzart und Personenkonto des Vorganges
Vorgangsnummer = Vorgangsnummer des Vorganges
Zuständiger Sachbearbeiter = Aufgabenempfänger aus Vorgangslimit bzw. zuständiger Sachbearbeiter aus Aufgabentemplate oder aktueller Sachbearbeiter